Armonía virtual: una guía para trabajadores remotos para una comunicación interna eficaz [Parte 4]

Si lees nuestro blog, es posible que estés familiarizado con nuestra serie en curso llamada "Armonía virtual”, donde compartimos consejos sobre cómocomunicarse bien dentro de configuraciones de trabajo remoto.

La guía se centra principalmente en temas populares.herramientas de comunicacioncomocorreo electrónico,Flojo, yZoom. esta dividido enseis partes, cada uno de los cuales cubre diferentes aspectos de la comunicación dentro de un equipo:

• Herramientas
• Relaciones interpersonales
• Gestión de equipos
• salud mental
• Reuniones en línea
• Correo electrónico

Si aún no los has leído, puedes encontrar elpartes anteriores de la guíaen estos artículos:

• Virtual Harmony: una guía para trabajadores remotos para una comunicación interna efectiva [Parte 1]
• Virtual Harmony: una guía para trabajadores remotos para una comunicación interna efectiva [Parte 2]
• Virtual Harmony: una guía para trabajadores remotos para una comunicación interna efectiva [Parte 3]

Al igual que en las partes anteriores, esta publicación ofrece consejos sobre "herramientas de comunicación y habilidades de comunicación personal". Continúe leyendo para mejorar su comunicación y su autoconciencia.

Asegurarse de que lo entiendan

Algunas personas a menudo sienten que no son comprendidas y tienden a culpar a otros por malentendidos en diferentes aspectos de sus vidas.

Cuandocada persona se responsabiliza de ser comprendida, las posibilidades de falta de comunicación en cualquier relación, incluso en el trabajo, disminuyen significativamente.

Entonces, cuando estás comunicando algo,asegúrese de que la otra persona lo haya captado con precisión. Si parecen confundidos, anímelos ahacer las cuestionesyofrecer ejemploso másdetallespara aclarar.

Pero es importante hacer esto con respeto,sin ser arroganteo hacer que la otra persona se sienta mal por no entender su punto la primera vez que lo mencionó.

No enviar mensajes contradictorios

uno importanteobstáculo para una comunicación efectivaesenviando mensajes contradictorios, lo que sólo lleva a confusión. Por lo tanto, es esencial asegurarse de que lo que dice se alinee con lo que el destinatario ve y oye.

Esto significaser consciente de sus señales verbales y no verbalesy asegurarse de que el contenido de su mensaje coincida con su tono, contacto visual, gestos corporales, etc.

Mejorando tu memoria

Mejorando tu memoriapuede mejorar enormemente sus habilidades de comunicación. Recordar detalles de las conversaciones te ayudaencontrar informaciónfácilmente en el futuro, compártelo cuando sea necesario o realiza un seguimiento, lo que te hará destacar y acelerará la comunicación.

En lugar de depender únicamente de las notas, esfuércese por mejorar su memoria. Un buen recuerdo no sólo ayuda en la comunicación sino que también permite crear momentos conmovedores alRecordar ocasiones importantes mencionadas por otros..

hablando despacio

Hablar despacio puede mejorar la comunicación. Mientras que algunas personas naturalmente hablan rápido,habla rápidapodría indicarnerviosismooincertidumbre.

Cuando notes que hablas demasiado rápido, haz una pausa,respira profundamentey continuar. Hablando demasiado rápidoaumentala oportunidad de hacererrores, y los oyentes puedenlucha por seguir.

Preparantepara reuniones puede ayudaraumentar la confianzaycalmar los nervios, lo que facilita hablar a un ritmo cómodo.

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Centrarse en el problema, no en la persona

Para garantizar que la comunicación sea constructiva y libre de tensiones, es importanteseparar el problema de las personas involucradas. Las personas defienden naturalmente su identidad y pueden reaccionar a la defensiva si se sienten atacadas.

Si alguien comete un error sin querer, evite humillarlo. En cambio, concéntrate en el problema. Un método eficaz esminimizar el uso de pronombresyusar oraciones pasivas.

Imagine, por ejemplo, que su jefe detecta un error fáctico grave en uno de los borradores de su artículo. Pueden llamar su atención diciendo algo como esto:

• "Se equivocó en un hecho importante sobre el Sr. X que podría haber causado serios problemas a la empresa si el artículo se hubiera publicado sin que yo me diera cuenta y lo corrigiera".

O pueden decir algo como:

• "Hubo un error fáctico en la historia, que acabo de corregir. Sería fantástico si verificaran los hechos antes de enviarla para su revisión. Muchas gracias".

Ambos mensajes pretenden cumplir el mismo propósito. Sin embargo, el primer mensaje resulta insultante y agresivo, mientras que elsegundo mensajeesmuy respetuoso.

El primer mensaje es más bien un ataque a la personalidad del destinatario, mientras que el segundo se centra únicamente en el problema real sin avergonzar a la otra persona. También contiene suficientes detalles y omite los innecesarios.

Tenga en cuenta quela asertividad no equivaleamostrando falta de respetohacia los demás.

Interesarse genuinamente en los demás

cuando te desarrollasinterés genuino en los demás,comunicaciónvoluntadfluir naturalmenteen su mejor momento porque los respetará, los escuchará atentamente y no se pondrá a la defensiva al interactuar con ellos.

Para desarrollar un interés genuino en los demás, es necesario intentarencontrar tantas cosas positivas sobre ellos como sea posibley recuérdalos constantemente.

Escribe respuestas claras

Es importante que tuescribe respuestas claras. Por ejemplo, si recibe un mensaje en el que se han realizado dos solicitudes, es mejor dejar claro en su respuesta que ha tomado nota de ambas que escribir algo como "Está bien" o "Tomado nota".

Comunicarse con confianza

Si no tiene confianza cuando se comunica, la gente puede darse cuenta de que no está seguro. Esto te hace aparecerno profesionalypuede confundirlos.

Por ejemplo, si mencionas una fecha, no supongas que es el 27 de agosto. Tómate el tiempo necesario para investigar y encontrar la fecha exacta.

Ciertamente, hay momentos en los que hay dudas e incertidumbre y es posible que no tengas toda la información que necesitas. Sin embargo, tutodavía puedo comunicarme con confianzala cuestión de la información faltante o la falta de datos.

Usando la mejor plataforma para compartir archivos

Si su colega le pide en Slack que envíe preguntas para una entrevista y sabe que se las enviará por correo electrónico, es mejor enviar las preguntas por correo electrónico directamente en lugar de enviarlas a través de Slack.

Esto les facilita reenviar las preguntas. Si es necesario, puedes informarles en Slack que has enviado las preguntas por correo electrónico.

Usar el sentido del humor de manera eficiente

Muchas personas pueden tener la impresión de que divertirse en el trabajo podría impedirles tomarse en serio las tareas que tienen entre manos.

Sin embargo, unequilibrio saludable entre trabajo y diversiónvoluntadaumentar la productividadde todo el equipo y construir una relación mucho más estrecha entre los miembros del equipo.

Esto es especialmente importante en el mundo remoto de hoy, donde no es posible que las personas tengan algunas de las experiencias en persona que solían disfrutar.

Si bien puede resultar difícil replicar el mismo tipo de diversión en un entorno virtual, no es imposiblelograr un efecto similara través deluso creativo del humor.

Por ejemplo,memesson una de las formas más efectivas de compartir chistes en las plataformas de comunicación digital en el lugar de trabajo, ya que pueden sercreado fácil y rápidamente, puede serconvenientemente personalizado, y puedetransmitir el mensaje claramentey en cuestión de segundos.

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Sin embargo, hay algunos puntos a tener en cuenta al intentar incorporar el humor a su flujo de trabajo.

• Liderazgo:La iniciativa de utilizar el humor debe ser tomada por las más altas autoridades representadas en la plataforma. Cuando empiezan a contar chistes, significa que están dando luz verde a los demás miembros del grupo para que hagan lo mismo.
• Observación:La observación es una parte importante del proceso de incorporar diversión al proceso de trabajo. Las observaciones cuidadosas de los acontecimientos actuales, las últimas tendencias y desarrollos de la industria y las historias profesionales y personales de los miembros individuales del equipo no solo hacen que los chistes sean más divertidos y relevantes, sino que también transmiten una sensación de interés por cada miembro del equipo.
• Contenido:Elegir el contenido adecuado es el principio más importante a la hora de crear un chiste decente. Por ejemplo, los chistes no deben usarse para avergonzar a alguien por un error que ha cometido en el trabajo. Cualquier asunto que requiera una discusión seria y privada no es buen tema para una broma.
• Respeto:El respeto es una parte esencial de un buen chiste. Se deben establecer límites con mucho cuidado a la hora de hacer bromas, para que nadie se ofenda y prevalezca el sentido de respeto en el lugar de trabajo.
• Sensibilidad de género y edad:Es importante tener en cuenta que personas de diferentes géneros y edades pueden interpretar el humor de manera diferente y ser sensibles a diferentes temas. Por tanto, todos los miembros del equipo deben tener en cuenta estas diferencias a la hora de hacer bromas.
• Conciencia cultural:Personas de diferentes partes del mundo pueden encontrar ofensivos los chistes sobre ciertos temas, especialmente si tienen algo que ver con la religión que practican. Se anima a todos a mejorar su comprensión de otras culturas para no ofender a nadie sin querer.
• Permiso:Algunos chistes necesitan el permiso de la persona de la que se tratan, dependiendo del chiste y de lo cerca que estés. Piensa siempre si necesitas su permiso antes de compartir y, a veces, es mejor mencionar en la publicación que tienes su visto bueno.
• Canal derecho:En plataformas como Slack, puedes crear canales separados e invitar a personas específicas a ellos. Esto evita distracciones durante el trabajo. Por ejemplo, puedes tener un canal llamado #random o #team solo para cosas divertidas. De esta manera, las personas saben que no es urgente y pueden consultarlo cuando estén libres. También permite que cualquiera que no quiera estos mensajes abandone el canal fácilmente.
• Momento:El tiempo es importante. Si alguien es nuevo en el equipo, es mejor esperar hasta que todos se sientan más cómodos antes de hacer bromas sobre él.
• Inclusión:Como muchos equipos están formados por personas de diferentes nacionalidades y orígenes, es extremadamente importante utilizar la combinación adecuada de chistes internos, chistes de culturas específicas y chistes internacionales que puedan ser entendidos por una audiencia más amplia.

Desarrollar la capacidad de reírse de los chistes que te dirigen.

Términos como “ofensivo" o "insultante"puede variar según las perspectivas individuales,moldeado por antecedentes culturalesyexperiencias de vida.

Algunos pueden sentirse ofendidos por los chistes dirigidos a ellos simplemente porque no han aprendido a tomarse a sí mismos menos en serio ni a comprender el humor en todas las culturas.

Con equipos distribuidos que ahora incluyen miembros de diversas nacionalidades, escrucialpara que todosDesarrollar la capacidad de reírse de chistes inofensivos., incluso si están fuera de sus preferencias de humor habituales. Hacerlo no sólo añade disfrute al trabajo sino que también crea un lugar de trabajo más agradable para todos.

Evitar plataformas de comunicación basadas en números de teléfono

Generalmente es mejorevitarusandocomunicación por teléfonoen entornos profesionales a menos que alguien haya manifestado explícitamente su preferencia por ello o si la naturaleza del trabajo lo exige.

Por ejemplo, los periodistas que cubren noticias de última hora pueden necesitar comunicarse constantemente mediante SMS y llamadas, lo cual es comprensible. Sin embargo, en contextos donde no es necesaria la comunicación inmediata, es mejor utilizar plataformas alternativas.

Esta práctica demuestra respeto por el tiempo y la privacidad de la otra persona, facilita las referencias futuras a conversaciones, reduce la falta de comunicación y ayuda a mantener un ambiente de trabajo tranquilo alevitando una sensación innecesaria de urgenciaque puede causar distracción y ansiedad.

Crear una hoja de horas

Una de las mejores prácticas para el trabajo remoto es crear unhoja de horas para realizar un seguimiento de sus horasen tareas cada semana. Esto le ayuda a evitar horas extras no intencionadas y permite una desconexión más fácil del trabajo al final de cada día, promoviendo un equilibrio más saludable entre el trabajo y la vida personal.

Tambiénmejora la comunicación con los colegasy supervisores, ya que podrá gestionar su carga de trabajo de forma eficaz y ajustar los plazos en consecuencia. Además, tener una hoja de horas permite a los supervisoresidentificar cualquier problema de gestión del tiempo, facilitando la mejora de habilidades o introduciendo cambios necesarios.

Comunicar eficazmente su salida de la empresa

En entornos fluidos de trabajo remoto, es común que las personas considerencambiando de trabajo. Si está a punto de dejar su empresa, se recomiendacompartir la noticiade su próxima partida con sus colegas y explique sus razones si es posible.

Esto sirve para varios propósitos importantes:

• Escortésyprofesionalpara expresar gratitud a los miembros de su equipo antes de partir.
• ayudaprevenir la confusión, especialmente entre aquellos con quienes trabaja estrechamente.
• Mantiene abierta la posibilidad de unaretorno potenciala la empresa o colaboración futura con antiguos compañeros.
• Élpreviene percepciones negativasde la empresa, ya que las salidas inexplicadas pueden llevar a otros a cuestionar a su empleador.

Evitar esta comunicación puede generar confusión y malentendidos. Si un miembro del equipo no comunica su partida, es esencial que los líderes del equipo lo hagan.transparentementey proporcionarrazones para la claridad.

Es comprensible que a veces las personas opten por abandonar una empresa con problemas sin resolver y guarden silencio intencionadamente al respecto. Sin embargo, se anima tanto a los empleadores como a los empleados a resolver los conflictos antes de que se agraven.

Si una persona deja la empresa porque ha sidodespedido o despedido, la situación debe sermanejado con mayor cuidadopara que otros no se sientan inseguros de su trabajo.

No comunicar demasiado los plazos autoimpuestos

En el lugar de trabajo, generalmente haydos tipos de plazos:fijo y flexible.

Es importante comunicarse claramente y cumplir con plazos estrictos. Sin embargo, para tareas sin plazos establecidos, es mejor establecer sus propios plazos sin compartirlos en detalle con otras personas involucradas.

esto es porqueespecificando una fecha límitepuede agregarpresión innecesariay puede hacerte parecer incompetente si no lo cumples, impactando negativamente tanto en tu vida personal como profesional.

Por ejemplo, si se le pide que complete algo “en su primer inconveniente" o "para la próxima semana”, evite comprometerse con un tiempo específico como “antes del mediodía del martes.”

En su lugar, diga algo como “Haré todo lo posible para terminar esta tarea a finales de la próxima semana.“

Este enfoque le permiteflexibilidadcentrarse en la tareasin estrés innecesario.

Baja de plataformas de comunicación relacionadas con el trabajo en días no laborables

Para evitar la tentación de revisar mensajes o contactar a colegas en sus días libres, es mejor no solo desactivar las notificaciones de trabajo sino tambiéncerrar sesión en todas las plataformas de trabajoen sus dispositivos, como computadoras portátiles o teléfonos. Esto demuestra respeto por uno mismo y establece límites saludables con sus compañeros de equipo.

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Dominar la habilidad de bloquear el tiempo

Puedes ayudar a tu salud mental siProgramar tiempos específicos para diferentes tareas., como escribir o entrevistar.

Durante estos tiempos, cierre sesión en las plataformas donde recibe mensajes y notificaciones.evitar distracciones. Por ejemplo, revise los mensajes cada pocas horas en lugar de permanecer constantemente en línea.

Usar bloqueadores de aplicaciones o dejar el teléfono en otra habitación también puede ayudarte a mantenerte concentrado.

Bloqueo de tiempoes especialmente útil si no siempre estás en línea para trabajar. Si surge algo urgente, su empleador puede llamarlo directamente.

No revisar las plataformas relacionadas con el trabajo en días no laborables

A menos que sea necesariopor el trabajo o contrato, los miembros del equipo debenEvite revisar los correos electrónicos del trabajo los fines de semana.. Esta práctica demuestra respeto por uno mismo, prioriza la salud física y mental y ayuda a establecer límites con los colegas.

El razonamiento es sencillo: si ve a un colega en línea durante el fin de semana o sus vacaciones anunciadas, puede parecer poco profesional, especialmente si se trata de un líder que aboga por el equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Otros pueden percibirte de manera similar si haces lo mismo.

También podría generar confusión porque no sabrá si están de “vacaciones” o en el “trabajo” cuando respondan a algunos de sus mensajes, y no sabrá si debe enviarles un mensaje o no. Y puede resultar incómodo pedirles una aclaración.

No estar por todas partes en las plataformas de comunicación.

Estentador responder a cada mensaje en los chats grupalescomo Slack para mostrar compromiso y atención, ya sea una celebración de cumpleaños, la aprobación de una visa o noticias relacionadas con el trabajo. Sin embargo, es mejor reaccionar o responder únicamente a los mensajes que cumplan ciertos criterios:

• Están directamente relacionados contigo.
• Te afectan directamente.
• Son de personas que conoces bien.
• Requieren una respuesta.
• Se trata de una causa que vale la pena apoyar.

Responder a cada mensaje puededistraerte, agota su tiempo y energía y da la impresión de que no está concentrado en el trabajo. Incluso podría parecer poco sincero. El equilibrio es clave.

Un consejo divertido es elegir unemojis únicosque te guste y utilízalo en situaciones apropiadas para que otros puedan ver que has visto y reconocido su mensaje sin enviar una respuesta por escrito.

Poco prometedor pero sobrepasado

En el ritmo acelerado de la comunicación actual, es común sentir la necesidad de impresionar haciendopromesas que son difíciles de cumplir, como terminar una tarea demasiado rápido. Esta presión puede deberse a que no se le ve físicamente trabajando, lo que lleva al deseo de parecer ocupado.

Sin embargo, hacer demasiadas promesas sólo genera decepción y estrés. es mejorprometer menosysuperar las expectativascuando puedas.

Saber cuándo tomar la iniciativa y cuándo no

siendo solidarioy proactivo en ayudar a los demás es unrasgo clave de un buen jugador de equipo, especialmente en un espacio de trabajo virtual donde los niveles de estrés pueden ser altos.

Es fundamental no sentirse obligado a ayudar si eso le dejará abrumado o agotado emocional y físicamente.

Si un colega le pide ayuda en un canal público en una plataforma de comunicación, evite permitir que la presión influya en su decisión. Evalúe sus propias capacidades ysólo ofrece ayuda si puedes gestionarla.

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Ser adaptable

En el entorno laboral que cambia rápidamente hoy en día,siendo adaptablees muyimportante. Si hay cambios razonables en las políticas de la empresa, las plataformas de comunicación o el alcance de su trabajo, es mejor aceptarlos y aprender nuevas habilidades en lugar de quejarse.

No dar consejos no solicitados

Es posible que se encuentre con personas que continuamente ofrecen consejos o comparten sus pensamientos sin que usted busque su opinión cuando habla con ellos sobre asuntos personales o relacionados con el trabajo.

Esrespetuoso para evitar dar consejos no solicitadosoasistencia no deseada. Sin embargo, si realmente cree que puede ofrecer una perspectiva diferente, pregúntele a la persona si está dispuesta a escuchar sus comentarios antes de compartir sus pensamientos.

No responder a un mensaje cuando experimentas emociones extremas.

Con el auge de las herramientas de comunicación instantánea como el chat en vivo, existe unatentación de responder inmediatamente, especialmente cuando se sienten emociones fuertes como ira o alegría.

Por ejemplo, si tu jefe te critica por algo, es posible que te sientas obligado a defenderte de inmediato.

Sin embargo,las emociones pueden nublar el juicio, por lo que es mejor esperar hasta que estés tranquilo antes de responder. De manera similar, si está eufórico ante una noticia inesperada como un bono, es aconsejable esperar antes de reaccionar en un estado emocional extremo.

Cuando las emociones son altas, a menudo es mejorEvite llamar a sus colegasyoptar por un mensaje escritoen cambio. Escribir le permite reducir la velocidad, controlar las emociones y revisar su respuesta si es necesario.

durmiendo en eso

Con la rápida disponibilidad del “enviar”botónen plataformas de comunicación, esEs difícil resistirse a responder de inmediato., especialmente a decisiones importantes.

Sin embargo, la investigación sugiereesperar al menos 24 horas antes de comunicar decisiones importantesque podría afectar su carrera u organización.

Por ejemplo, si se le ofrece un puesto de tiempo completo como tiempo parcial, es mejor agradecerles y solicitar tiempo para considerarlo antes de responder.

Interactuar con compañeros de trabajo en su lengua materna.

La composición diversa de los equipos remotos hoy en día presenta una maravillosa oportunidad paraaprender nuevos idiomas. No sólo es una habilidad valiosa sino que también mejora la comunicación interna.

Saludar o agradecer a un miembro del equipo en su idioma demuestra respeto, añade disfrute a la comunicación ycrea conexiones más fuertes.

Leer más:Virtual Harmony: una guía para trabajadores remotos para una comunicación interna efectiva [Parte 2]

Sin embargo, tenga cuidadono exagerar, especialmente si el inglés es el idioma principal en su lugar de trabajo, para evitar excluir a otros.

Hacer las preguntas correctas

hacer preguntasescrucialen la comunicación porque aclara dudas y reduce malentendidos. Sin embargo, es igual devital, si no más,para hacer las preguntas correctas.

Con las herramientas de chat en tiempo real disponibles, la tentación de preguntar inmediatamente cuando algo no está claro es fuerte.

Sin embargo, es mejor tomarse el tiempo para leer los mensajes con atención, considerar diferentes aspectos yinvestigarsi es necesario antes de solicitar una aclaración al remitente.

Aprender a decir "No"

La vida se ha vuelto abrumadora para casi todos, especialmente en el lugar de trabajo, donde las demandas pueden ser constantes. Es importante aprender a decir "No" cuando no puede satisfacer una solicitud y explicar con confianza el motivo.

Saber cómo y cuándo decir “No”es unhabilidad valiosaque promueva el bienestar general y el crecimiento profesional.

Estar bien con escuchar "No"

A veces, puedes pedir algo razonable, pero la otra persona dice "No" por sus propios motivos.

es importanteEntienda que todos tienen derecho a decir “No”.En esta situación, es mejor agradecer a la persona por considerar su solicitud y no tomársela como algo personal.

Evitar el autosabotaje

Hazte un favor yEvite el autosabotaje cuando cometa un error., como decir algo inapropiado durante una conversación u olvidarse de dar seguimiento a un correo electrónico importante. Esto le ayuda a mantener su bienestar mental.

No tomar las cosas personalmente

En lugares de trabajo remotos donde fcomunicación cara a caraentre los miembros del equipo es muylimitadoo inexistente, esfácil de tomar las cosas personalmentey enfadarse. Sin embargo, este es un error de comunicación común que se debe evitar.

Ya sea que sea el blanco de una broma, que un colega pierda su mensaje o llegue tarde a una llamada, trate de no tomárselo como algo personal. Todo el mundo tiene días libres, por lo que es importante ser comprensivo y no demasiado duro con los demás si quiere mantener la tranquilidad.

¡Estén atentos a la siguiente parte de la guía!

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