As melhores ferramentas de colaboração virtual para equipes remotas

A COVID-19 pode ter colocado a maior parte do mundo em confinamento e paralisado muitas áreas da economia global. Mas também deu origem a certas oportunidades – no trabalho remoto, por exemplo.

O trabalho remoto já estava em ascensão lenta, mas constante, antes que o coronavírus se espalhasse pelo mundo. No início de 2020, antes da chegada da COVID-19, já existiam7 milhões de pessoas trabalhando remotamentenos EUA. Mas, graças à pandemia, o trabalho remoto explodiu. De acordo com oExecutivo de instalações, 88% das empresas exigiram que seus funcionários trabalhassem em casa durante a pandemia.

Trabalhar remotamente, seja em casa ou em qualquer lugar do mundo, atrai muitas pessoas. Ele adiciona flexibilidade à nossa programação diária, elimina deslocamentos e oferece um equilíbrio entre vida pessoal e profissional mais facilmente alcançável. Muitas start-ups, empreendedores e freelancers já perceberam isto – mas agora, pequenas e até grandes empresas estão a seguir o exemplo. Trabalhar e colaborar em projetos em equipes virtuais nunca foi tão fácil, mesmo em diferentes fusos horários, graças em grande parte aos numerosos e acessíveis softwares, programas e aplicativos on-line. Mas quais das muitas ferramentas de colaboração online disponíveis são realmente boas e eficazes para equipes remotas?

Como uma pequena empresa de trabalho totalmente remoto, voltada para nômades digitais – que são, por definição, trabalhadores remotos – nossa equipe Asuna conhece tudo sobre as melhores ferramentas online para ajudá-lo a trabalhar em seus projetos da maneira mais tranquila (e sã) possível. Neste artigo, diremos quais usamos e por quê, e recomendaremos alternativas que podem funcionar melhor para você e sua equipe.

Zoom – Reunião cara a cara por meio de software de videoconferência

Trabalhar remotamente não significa – e não deveria – significar que você nunca verá seus colegas. Muita comunicação entre as pessoas acontece em um nível não verbal, à medida que lemos as expressões faciais, movimentos e posturas uns dos outros. Ver um ao outro e interagir cara a cara acrescenta intimidade e confiança que a comunicação apenas por meio da palavra escrita ou mesmo de chamadas de voz nunca transmitirá totalmente. Portanto, a webconferência é um fator importante na comunicação da equipe.

Aqui na Asuna, usamosZoomtanto para nossas videochamadas em equipe quanto para executar com sucesso nossos divertidos capítulos on-line que criamos em resposta ao fato de todos terem sido bloqueados e incapazes de participar de nossos capítulos no local. Sim, o Zoom ainda representa algunsriscos de segurança, mas a empresa étrabalhando nessas questõese ainda consegue nos convencer pela sua usabilidade e muitos recursos excelentes, como por exemplo oSalas de descanso. O Zoom torna não apenas muito fácil trabalhar com nossa equipe; também nos ajuda a recriar perfeitamente a sensação da comunidade que nós e nossos membros vivenciamos em nossos capítulos locais.

Se você preferir evitar o Zoom, algumas das principais alternativas são

• Skype, que é gratuito para chamadas online, mas também oferece uma variedade deassinaturas e opções pré-pagaspara chamadas para números de telefone reais em todo o mundo, e
• Hangouts do Google, que você pode acessar por meio de sua conta do Gmail ou do G Suite, a partir de4,99 USD/mês.

Google Drive – Levando o compartilhamento de arquivos para o próximo nível

Antigamente, compartilhar seu trabalho, rascunhos de projetos e progresso envolvia muito papel de todos os formatos, tamanhos, cores e graus variados de aderência, além de fazer cópias copiosas de todo esse papel para enviar. Depois surgiram os computadores e o e-mail, permitindo-nos mudar para o papel virtual que era mais rápido de partilhar, embora não fosse mais fácil de utilizar em termos de colaboração.

Hoje, softwares online e ferramentas de compartilhamento nos permitem ter uma única versão de um arquivo que todos os envolvidos podem editar e ver as alterações feitas em tempo real. Eles oferecem armazenamento em nuvem, sincronização de arquivos, nuvem pessoal e software cliente. Nunca foi tão fácil armazenar e compartilhar arquivos enquanto trabalhamos juntos neles.

O software de compartilhamento de arquivos favorito da nossa equipe éGoogle Drive. Nesta plataforma, você não pode apenas salvar e trabalhar diretamente no Google Docs, Sheets e Slides, mas também enviar seus próprios arquivos, de PDF para vídeo, através de um simples arrastar e soltar – e depois compartilhá-los com sua equipe, dando aos membros direitos de leitura, visualização, comentário ou edição. Tal como acontece com o Google Hangouts, você precisa de uma conta do G Suite para ter uma quantidade razoável de espaço de armazenamento.

Uma alternativa popular ao Google Drive éDropbox, que funciona de maneira muito semelhante. Dropbox égrátis para até 2 GB de espaço de armazenamentoem sua versão básica, começa em 19,99 USD/mês para 2 TB.

Lembra daqueles “velhos” Microsoft Excel, Word e PowerPoint? Eles agora estão incorporados emMicrosoft 365, a “nuvem de produtividade que reúne os melhores aplicativos do Office, serviços de nuvem inteligentes e segurança avançada para pequenas e médias empresas”. Esta é basicamente a resposta da Microsoft ao Google Drive. Você pode obter os primeiros 6 meses gratuitamente na versão básica e depois começar a pagar4,99 USD/mês.

Slack – Combinando Comunicação e Colaboração

O que o Zoom e o Google Drive fazem bem separadamente está perfeitamente unido porFolga, uma ferramenta e plataforma de comunicação empresarial. O Slack oferece muitosEstilo IRCrecursos, incluindo

• salas de chat (chamadas “canais”) organizadas por tópico,
• grupos privados,
• mensagens diretas/instantâneas e
• chamadas em grupo.

O conteúdo, incluindo arquivos, conversas e pessoas, pode ser pesquisado no Slack, e os usuários podem adicionar botões de emoji a tudo para expressar suas reações. O Slack também se integra a muitos serviços de terceiros e oferece suporte a integrações criadas pela comunidade, incluindo Google Drive, Trello, Dropbox, GitHub, Zendesk e Zapier.

Não há como relaxar com o Slack, cujo plano gratuito permite que as 10.000 mensagens mais recentes sejam visualizadas e pesquisadas. Para arquivamento ilimitado de mensagens e chamadas em grupo com compartilhamento de tela, oos planos de preços começam em 6,67 USD/mês.

Trello – Gerencie seus projetos como os profissionais

Você pode alcançar o próximo nível em ferramentas de colaboração em equipe com software de gerenciamento de projetos comoTrello, um aplicativo de criação de listas no estilo kanban baseado na web e subsidiária da Atlassian. Esta plataforma de colaboração virtual organiza seus projetos em quadros, listas e cartões, informando assim o que está sendo trabalhado, quem está trabalhando em quê e onde algo está em processo.

Saber mais:Virtual Harmony: um guia do trabalhador remoto para uma comunicação interna eficaz [Parte 1]

Trello oferece uma versão gratuita com quadros, listas e cartões ilimitados, além de anexos de arquivos de 10 MB. O Negócioo plano de preços começa em 9,99 USD/mês, adicionando vários recursos de equipe.

Para comparar, alternativas populares em gerenciamento de projetos e tarefas e software de colaboração são

• Ásana, uma ferramenta de gerenciamento de projetos que oferece até recursos interessantes, como uma ferramenta de gráfico de Gantt, quando você vai além da versão gratuita e começa com oVersão premium de 11,99 USD/mês.
• Acampamento base, que é gratuito em sua versão pessoal limitada ou custa uma taxa fixa de 99 USD/mês em sua versão empresarial.
• Pódio, gratuito para até 5 funcionários, a partir de 9 USD/mês.
• Escrever, também gratuito para até 5 usuários, a partir de 9,80 USD/mês.
• Proofhub, que começa em 45 USD/mês para o essencial.

HubSpot – Gerenciando seus clientes

Embora não tenham sido desenvolvidas com o objetivo principal de ajudar as equipes a colaborar, as plataformas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) definitivamente tornam mais fácil para as equipes cuidarem juntas dos clientes de suas empresas. As plataformas de CRM gerenciam a interação de uma empresa com clientes existentes e potenciais, usando análise de dados sobre o comportamento dos clientes para melhorar o relacionamento entre sua empresa e seus clientes. As plataformas de CRM geralmente são focadas especificamente na retenção de clientes e na promoção do crescimento das vendas – e a nossa preferida éHubSpot.

Fundada em 2006, os produtos e serviços da HubSpot visam fornecer ferramentas para

• gestão de relacionamento com o cliente,
• gerenciamento de conteúdo,
• marketing de mídia social,
• análise da web,
• otimização de mecanismo de pesquisa,
• geração de leads,
• bate-papo ao vivo e
• suporte ao cliente.

O HubSpot é muito personalizável, o que o torna inestimável para pequenas e grandes empresas – mas também significa que pode ficar caro, dependendo dos recursos que você escolher adicionar ao seu pacote. Oo pacote inicial custa 40 USD/mês para 1.000 contatos e usuários ilimitados, enquanto a versão profissional começa em 800 USD/mês. Alternativas populares ao HubSpot incluem:

• Força de vendas, a partir de 25 USD/mês para pequenas empresas
• Campanha Ativa, a partir de 10 USD/mês na versão Lite
• Pipedrive, a partir de 12,50 USD/mês
• Venda Zendesk, a partir de 19 USD por assento
• Ágil, uma “plataforma de CRM social”, a partir de 19 USD/mês por usuário

Toggl – Sempre irritantemente pontual

Quanto tempo leva uma tarefa?

Responder a essa pergunta com precisão é difícil se você estiver observando. Fazer uma estimativa incorreta pode custar-lhe tempo e dinheiro valiosos – portanto, monitorá-la de alguma forma é essencial. Ainda bem que existem ferramentas de controle de tempo que farão isso não apenas para você, mas para todos os membros da sua equipe. Se você faz parte de uma equipe pequena ou tem um orçamento apertado, a maioria dessas ferramentas de controle de tempo oferece versões gratuitas que incluem recursos de equipe.

Nosso favorito éAlternar, porque é super simples de usar tanto para indivíduos quanto para equipes. Você pode configurar o rastreamento para ser manual ou automático, seja na versão para navegador ou no aplicativo disponível para desktop e smartphones. A versão premium começa em9 dólares/mês.

Alternativas populares, especialmente quando se trata de rastrear equipes remotas como empregador, são:

• Doutor do tempo, que oferece um teste gratuito de 14 dias, após o qual você paga a partir de 12 USD/mês.
• Equipe central, que oferece uma versão gratuita para um usuário, custa a partir de 7 USD/mês por usuário.
• Colheita, qual oferece uma versão gratuita para uma pessoa e dois projetos, a partir de 12 USD/mês por usuário.

Equipes Remotas – Colabore!

Os especialistas prevêem que o trabalho remoto veio para ficar, especialmente depois do impulso que as atuais circunstâncias lhe proporcionaram. Embora muitas pessoas regressem ao escritório assim que as restrições forem levantadas, muitas terão reconhecido os benefícios do trabalho remoto, não apenas para os indivíduos, mas para as empresas como um todo. Esperançosamente, as ferramentas que apresentamos neste artigo permitirão que você e suas equipes continuem trabalhando com pleno efeito (e além), mesmo que nem todos se encontrem pessoalmente todos os dias - ou mesmo que não se encontrem pessoalmente.

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