Dicas para uma melhor comunicação e relacionamento com seus inquilinos

Alguns proprietários presumem que, depois de assinarem um acordo com o inquilino, seu trabalho estará concluído. Eles não investem mais no relacionamento com os inquilinos e não conseguem se comunicar de forma eficaz com eles durante a estadia.

Isso pode levar a mal-entendidos e a uma infinidade de questões não resolvidas, mensagens perdidas, reparos inacabados e, em última análise, a mudança do inquilino.

Bons inquilinos são valiosos para qualquer empresa de aluguel. Portanto, se você deseja ser um proprietário de sucesso, deve aprender como construir um relacionamento saudável com seus inquilinos e comunicar-se constantemente com eles para garantir que nenhum problema importante passe despercebido.

Aprender as melhores práticas nesta área não só o ajudará a reter bons inquilinos, mas também a melhorar a sua reputação, para que mais inquilinos estejam interessados ​​em viver na sua propriedade.

Um estudo da SatisFacts, uma autoridade em pesquisas de satisfação de inquilinos, descobriu que os inquilinos podem controlar mais de 60% dos fatores que levam à rotatividade de clientes. Como proprietário, você pode controlar mais facilmente a gestão de sua propriedade.

Isso não é algo que você deva considerar levianamente, comoestudarsobre a economia da retenção de inquilinos mostra que os inquilinos que estão satisfeitos com a gestão da propriedade onde vivem têm três vezes mais probabilidades de renovar o seu contrato de arrendamento.

Abaixo estão algumas dicas práticas que podem ser úteis para você, seja você um proprietário profissional ou administrador de propriedades ou apenas começando.

Torne-se digital

No mundo digital de hoje, você não pode simplesmente postar um aviso por escrito no quadro de avisos e esperar que os inquilinos o vejam ao sair do prédio.

Os inquilinos esperam conveniência, transparência, comunicação em tempo real e respostas rápidas.

Para manter a comunicação com seus inquilinos, você precisa investir em soluções modernas de notificação em massa e gerenciamento de propriedades.

Antecipe-se aos problemas dos inquilinos

Se você se antecipar aos problemas dos seus inquilinos, eles ficarão mais felizes com a gestão da sua propriedade. Isso é possível com a ajuda de um sistema eficiente de comunicação e gestão de propriedades.

Por exemplo, eles podem ajudá-lo a ser notificado imediatamente sobre uma máquina de lavar ou cano quebrado no prédio, para que você possa informar os outros inquilinos sobre a situação antes de receber várias reclamações deles.

Isso também o ajudará a resolver o problema mais rapidamente, o que certamente deixará os inquilinos mais satisfeitos.

Seja transparente

A transparência leva à confiabilidade. É por isso que é importante que você comunique qualquer problema que afete os inquilinos da forma mais transparente possível.

Por exemplo, ao tomar conhecimento de um problema no edifício, deverá informar todos os inquilinos dos detalhes mais importantes. Você também deve informar quando eles podem esperar que o problema seja resolvido.

Armazene todos os dados em um único local digital

Para gerir melhor a sua propriedade, deve optar por soluções digitais completas que oferecem uma gama abrangente de serviços, em vez de ter múltiplas ferramentas separadas.

Desta forma, você pode armazenar todas as suas informações importantes como avisos, solicitações, reclamações e custos de manutenção em um único local digital e acessá-las facilmente posteriormente.

Crie um plano de comunicação sólido

Depois de descobrir como usar com eficácia as soluções digitais nas quais investiu, você deve criar um plano de comunicação que funcione para todos.

Você precisará determinar os diferentes grupos que serão configurados, como grupos de inquilinos e equipe de manutenção. Você também deve determinar quem deve ser convidado para cada grupo, quem é o administrador de cada grupo, que tipo de informação deve ser compartilhada com quais membros, quem é responsável por quê, com que frequência as comunicações regulares devem ser enviadas e quais instruções devem ser dadas aos membros do grupo para que possam aproveitar ao máximo a plataforma de comunicação.

Mantenha a comunicação formal, mas não chata

Seu relacionamento com seus inquilinos e equipe de manutenção é profissional, então você deve mantê-lo assim. Mas isso não significa que você não deva compartilhar informações interessantes que possam ser úteis para eles.

Além de fornecer informações sobre manutenção geral, interrupções de serviço, alertas de emergência, prazos de pagamento e renovação de aluguel e solicitações de serviço, é uma boa ideia informar os membros relevantes do grupo sobre eventos da comunidade local e do edifício.

Também é um gesto simpático enviar parabéns aos membros do grupo em ocasiões importantes como o Natal ou o Ano Novo.

Diversifique os canais de comunicação

Embora uma ferramenta de gestão completa com soluções de comunicação integradas seja uma ótima opção, ela não deve ser o único ponto de contato que os inquilinos e a equipe de manutenção têm com você.

Por exemplo, você deve fornecer o seu número de celular para que possam ligar para você em caso de emergência ou se houver algum assunto que não possa ser discutido na plataforma de comunicação que lhes é disponibilizada.

Segmente suas comunicações e defina seu público-alvo

Se você deseja que os membros do grupo levem a sério as mensagens que você envia, não deve enviar-lhes muitas mensagens ou mensagens irrelevantes.

Você também não deve enviar mensagens para eles várias vezes ao dia. Dependendo da plataforma que você usa, você deve configurar diferentes grupos, canais ou seções para comunicação diária, mensagens programadas e mensagens de emergência.

Envie mensagens nos momentos certos e para as pessoas certas para reduzir o risco de fadiga das mensagens.

Peça feedback aos seus inquilinos

Ouvir o feedback dos seus inquilinos e da sua equipe de administração de propriedades é um dos maiores favores que você pode fazer por si mesmo.

Não só ajuda a evitar que os problemas existentes se agravem, mas também lhe fornece informações valiosas sobre como se tornar um proprietário melhor e gerir melhor a sua propriedade.

Ao envolver as pessoas com quem você lida na tomada de decisões e levar em consideração o feedback delas, você também mostra que elas são importantes para você e que a opinião delas conta.

Portanto, use pesquisas e enquetes online para obter suas opiniões sobre vários tópicos e incentivá-los a participar.

Curiosamente, existem algunssitesque permitem que você pergunte facilmente aos outros como eles o veem, sem ter que criar uma pesquisa ou questionário do zero.

Reúna-se com os inquilinos quando possível

As soluções digitais tornaram obsoleta a maior parte do que costumávamos fazer pessoalmente.

No entanto, o toque humano ainda é importante e não pode ser substituído nem mesmo pelas ferramentas mais eficientes.

Se possível, reserve um tempo para se reunir com o novo inquilino para recebê-lo e garantir-lhe que você está disponível através de vários canais para ajudá-lo a se instalar, esclarecer dúvidas e resolver problemas que possam surgir durante a estadia.

Se isso não for possível para você, pelo menos faça uma reunião online com eles para recebê-los e conhecê-los melhor.

Mais leitura:Entrevista com Anna-Maria Huber, inquilina da Flatio em Lisboa: A importância de uma Internet fiável, comunicação eficiente e interação entre inquilinos

Você deve considerar reunir-se com seus inquilinos antes mesmo de assinar o contrato para ter certeza de escolher as pessoas certas.

Seguindo estas dicas simples, mas importantes, você poderá ter um relacionamento saudável e duradouro com seus inquilinos, que beneficia ambas as partes.