Les meilleurs outils de collaboration virtuelle pour les équipes distantes

Le COVID-19 a peut-être mis la majeure partie du monde en confinement et entraîné un arrêt brutal de nombreux domaines de l’économie mondiale. Mais cela a également donné naissance à certaines opportunités – dans le domaine du travail à distance par exemple.

Le travail à distance connaissait déjà une progression lente mais régulière avant que le coronavirus ne s’empare du monde. Au tout début de l’année 2020, avant l’arrivée du COVID-19, il y avait déjà7 millions de personnes travaillant à distanceaux États-Unis. Mais, grâce à la pandémie, le travail à distance a explosé. Selon leDirecteur des installations, 88 % des entreprises ont obligé leurs employés à travailler à domicile pendant la pandémie.

Travailler à distance, que ce soit depuis chez soi ou partout dans le monde, séduit de nombreuses personnes. Il ajoute de la flexibilité à notre horaire quotidien, élimine les déplacements domicile-travail et offre un équilibre travail-vie personnelle plus facilement réalisable. De nombreuses start-ups, entrepreneurs et indépendants l’ont déjà compris – mais désormais, les petites et même les plus grandes entreprises emboîtent le pas. Travailler et collaborer ensemble sur des projets au sein d'équipes virtuelles n'a jamais été aussi simple, même entre fuseaux horaires, en grande partie grâce à de nombreux logiciels, programmes et applications en ligne accessibles. Mais parmi les nombreux outils de collaboration en ligne, lesquels sont réellement efficaces pour les équipes distantes ?

En tant que petite entreprise entièrement à distance s'adressant aux nomades numériques – qui sont, par définition, des travailleurs à distance – notre équipe Asuna connaît tous les meilleurs outils en ligne pour vous aider à travailler sur vos projets aussi facilement (et sainement) que possible. Dans cet article, nous vous expliquerons lesquels nous utilisons et pourquoi, et vous recommanderons des alternatives qui pourraient mieux fonctionner pour vous et votre équipe.

Zoom – Réunion face à face grâce à un logiciel de vidéoconférence

Travailler à distance ne signifie pas – et ne devrait pas – signifier que vous ne voyez jamais vos collègues. Une grande partie de la communication entre les personnes se fait à un niveau non verbal lorsque nous lisons les expressions faciales, les mouvements et les postures de chacun. Se voir et interagir face à face ajoute une intimité et une confiance que la communication uniquement par écrit ou même par appel vocal ne transmettra jamais pleinement. La conférence Web est donc un facteur important dans la communication au sein d’une équipe.

Chez Asuna, nous utilisonsZoompour nos appels vidéo en équipe et pour gérer avec succès nos chapitres en ligne amusants que nous avons mis en place en réponse au fait que tout le monde est verrouillé et incapable de rejoindre nos chapitres sur place. Oui, Zoom en pose encorerisques de sécurité, mais l'entreprise esttravailler sur ces questionset parvient toujours à nous convaincre par sa convivialité et ses nombreuses fonctionnalités intéressantes, comme par exemple leSalles de sous-commission. Zoom facilite non seulement le travail au sein de notre équipe ; cela nous aide également à recréer de manière transparente l’ambiance communautaire que nous et nos membres expérimentons dans nos chapitres sur place.

Si vous préférez éviter Zoom, voici quelques alternatives intéressantes

• Skype, qui est gratuit pour les appels en ligne mais propose également une variété deabonnements et options de paiement à l'utilisationpour les appels vers des numéros de téléphone réels dans le monde entier, et
• Google Hangouts, auquel vous pouvez accéder via votre compte Gmail ou G Suite, à partir de4,99 USD/mois.

Google Drive – Faire passer le partage de fichiers au niveau supérieur

Autrefois, partager votre travail, les ébauches et les progrès du projet impliquait beaucoup de papier de toutes formes, tailles, couleurs et différents degrés d'adhésivité, ainsi que la réalisation de copies copieuses de tout ce papier à envoyer. Puis les ordinateurs et le courrier électronique sont arrivés, nous permettant de passer au papier virtuel, plus rapide à partager, mais pas plus simple à utiliser en termes de collaboration.

Aujourd'hui, les logiciels en ligne et les outils de partage nous permettent d'avoir une version unique d'un fichier que toutes les personnes impliquées peuvent modifier et voir les modifications apportées en temps réel. Ils offrent le stockage dans le cloud, la synchronisation de fichiers, le cloud personnel et les logiciels clients. Il n'a jamais été aussi simple de stocker et de partager des fichiers tout en travaillant dessus ensemble.

Le logiciel de partage de fichiers préféré de notre équipe estGoogle Drive. Sur cette plate-forme, vous ne pouvez pas simplement enregistrer et travailler directement dans Google Docs, Sheets et Slides, mais télécharger vos propres fichiers, du PDF à la vidéo, par simple glisser-déposer, puis les partager avec votre équipe, en donnant aux membres des droits de lecture, de visualisation, de commentaire ou de modification. Comme avec Google Hangouts, vous avez besoin d'un compte G Suite pour disposer d'une quantité d'espace de stockage décente.

Une alternative populaire à Google Drive estBoîte de dépôt, qui fonctionne de manière très similaire. Dropbox estgratuit jusqu'à 2 Go d'espace de stockagedans sa version de base, démarre alors à 19,99 USD/mois pour 2 To.

Vous vous souvenez de ces « vieux chapeaux » Microsoft Excel, Word et PowerPoint ? Ils sont désormais intégrés dansMicrosoft 365, le « cloud de productivité qui rassemble les meilleures applications Office, des services cloud intelligents et une sécurité avancée pour les petites et moyennes entreprises ». Il s’agit essentiellement de la réponse de Microsoft à Google Drive. Vous pouvez bénéficier des 6 premiers mois gratuits sur la version de base, puis commencer à payer4,99 USD/mois.

Slack – Combiner communication et collaboration

Ce que Zoom et Google Drive font bien séparément, est parfaitement uni parMou, un outil et une plateforme de communication d'entreprise. Slack propose de nombreusesStyle IRCfonctionnalités, y compris

• des salons de discussion (appelés « canaux ») organisés par thème,
• des groupes privés,
• messagerie directe/instantanée, et
• appels de groupe.

Le contenu, y compris les fichiers, les conversations et les personnes, peut être recherché dans Slack, et les utilisateurs peuvent ajouter des boutons emoji à tout pour exprimer leurs réactions. Slack s'intègre également à de nombreux services tiers et prend en charge les intégrations communautaires, notamment Google Drive, Trello, Dropbox, GitHub, Zendesk et Zapier.

Pas de relâche avec Slack, dont le forfait gratuit permet de consulter et de rechercher les 10 000 derniers messages. Pour un archivage illimité des messages et des appels de groupe avec partage d'écran, leles plans tarifaires commencent à 6,67 USD/mois.

Trello – Gérez vos projets comme les pros

Vous pouvez atteindre le niveau supérieur dans les outils de collaboration d'équipe avec des logiciels de gestion de projet commeTrello, une application Web de création de listes de style Kanban et filiale d'Atlassian. Cette plate-forme de collaboration virtuelle organise vos projets en tableaux, listes et cartes, vous indiquant ainsi sur quoi on travaille, qui travaille sur quoi et où se trouve quelque chose dans un processus.

Trello propose une version gratuite avec des tableaux, listes et cartes illimités, ainsi que des pièces jointes de 10 Mo. L'entreprisele plan tarifaire commence à 9,99 USD/mois, ajoutant de nombreuses fonctionnalités d'équipe.

À titre de comparaison, les alternatives populaires en matière de gestion de projets et de tâches, ainsi que les logiciels de collaboration sont

• Asanas, un outil de gestion de projet qui offre même des fonctionnalités intéressantes comme un outil de diagramme de Gantt lorsque vous allez au-delà de la version gratuite et commencez par la version gratuite.Version premium de 11,99 USD/mois.
• Camp de base, qui est gratuit dans sa version personnelle limitée ou coûte un forfait de 99 USD/mois sur sa version professionnelle.
• Podium, gratuit jusqu'à 5 salariés, puis à partir de 9 USD/mois.
• Écrire, également gratuit jusqu'à 5 utilisateurs, puis à partir de 9,80 USD/mois.
• Centre d'épreuves, qui commence à 45 USD/mois pour l'essentiel.

HubSpot – Gérer vos clients

Bien qu’elles n’aient pas été développées dans le but principal d’aider les équipes à collaborer, les plateformes de gestion de la relation client (CRM) permettent définitivement aux équipes de prendre plus facilement soin des clients de leur entreprise. Les plateformes CRM gèrent l'interaction d'une entreprise avec les clients existants et potentiels en utilisant l'analyse des données sur les comportements des clients pour améliorer la relation entre votre entreprise et vos clients. Les plateformes CRM sont généralement spécifiquement axées sur la fidélisation des clients et la croissance des ventes – et notre préférée estHubSpot.

Apprendre encore plus:Étiquette du travail à distance : un guide pour une collaboration efficace

Fondés en 2006, les produits et services de HubSpot visent à fournir des outils pour

• gestion de la relation client,
• gestion de contenu,
• marketing sur les réseaux sociaux,
• l'analyse Web,
• optimisation des moteurs de recherche,
• génération de leads,
• chat en direct, et
• support client.

HubSpot est très personnalisable, ce qui le rend inestimable pour les petites et grandes entreprises, mais signifie également qu'il peut coûter cher, en fonction des fonctionnalités que vous choisissez d'ajouter à votre package. Lele forfait de démarrage décolle à 40 USD/mois pour 1 000 contacts et un nombre illimité d'utilisateurs, tandis que la version professionnelle démarre à 800 USD/mois. Les alternatives populaires à HubSpot incluent :

• Force de vente, à partir de 25 USD/mois pour les petites entreprises
• Campagne active, à partir de 10 USD/mois dans la version Lite
• Pipedrive, à partir de 12,50 USD/mois
• Zendesk Vendre, à partir de 19 USD par siège
• Agile, une « plateforme social CRM », à partir de 19 USD/mois par utilisateur

Toggl – Toujours ennuyeux à l’heure

Combien de temps dure une tâche ?

Il est difficile de répondre avec précision à cette question si vous la regardez de près. Une estimation incorrecte peut vous coûter du temps et de l’argent précieux – il est donc essentiel de la suivre d’une manière ou d’une autre. Heureusement, il existe des outils de suivi du temps qui le feront non seulement pour vous mais pour tous les membres de votre équipe. Si vous êtes une petite équipe ou si vous avez un budget serré, la plupart de ces outils de suivi du temps proposent des versions gratuites incluant des fonctionnalités d'équipe.

Notre préféré estBasculer, car il est très simple à utiliser aussi bien pour les individus que pour les équipes. Vous pouvez configurer le suivi pour qu'il soit manuel ou automatique, soit dans la version du navigateur, soit dans l'application disponible sur ordinateur et sur smartphone. La version premium commence à9 USD/mois.

Les alternatives populaires, en particulier lorsqu'il s'agit de suivre des équipes distantes en tant qu'employeur, sont :

• Docteur du temps, qui propose un essai gratuit de 14 jours, après quoi vous payez à partir de 12 USD/mois.
• Personnel central, qui propose une version gratuite pour un utilisateur, coûte alors à partir de 7 USD/mois par utilisateur.
• Récolte, lequel propose une version gratuite pour une personne et deux projets, puis commence à 12 USD/mois par utilisateur.

Équipes distantes – Collaborez !

Les experts prédisent que le travail à distance est là pour rester, surtout après le coup de pouce que lui ont accordé les circonstances actuelles. Même si de nombreuses personnes retourneront au bureau une fois les restrictions levées, beaucoup auront reconnu les avantages du travail à distance, non seulement pour les individus mais pour les entreprises dans leur ensemble. Espérons que les outils que nous avons présentés dans cet article vous permettront, à vous et à vos équipes, de continuer à travailler pleinement (et au-delà) même si vous ne vous rencontrez pas tous en personne tous les jours – ou pas du tout, d'ailleurs.

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