35 dicas de etiqueta de e-mail para trabalhadores remotos

O e-mail é uma parte vital da comunicação para trabalhadores remotos. É rápido, conveniente e fácil de usar.

E embora possa parecer uma tarefa simples, existem algumas regras de etiqueta que devem ser seguidas para manter o profissionalismo e evitar possíveis mal-entendidos.

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Aqui estão 30 dicas de etiqueta de e-mail para trabalhadores remotos:

1. Use um endereço de e-mail profissional.

Seu endereço de e-mail costuma ser a primeira impressão que você causa em alguém, portanto, certifique-se de que seja uma boa impressão! Evite usar endereços que não pareçam profissionais, como “[email protegido]” ou “[email protegido]”.

2. Use uma linha de assunto clara e concisa.

Se você enviar um e-mail com um assunto claro e conciso, o destinatário saberá do que se trata o e-mail. Evite usar assuntos vagos como “Ei” ou “E aí?” E não se esqueça de escrever a linha de assunto!

3. Use gramática e ortografia adequadas.

Isso pode parecer óbvio, mas é importante usar gramática e ortografia adequadas em seus e-mails. Isso fará com que você pareça mais profissional e confiável.

4. Mantenha seus e-mails curtos e diretos.

Ninguém gosta de ler e-mails longos e incoerentes. Vá direto ao ponto rapidamente e seja conciso em sua escrita.

5. Use marcadores.

Se você tiver muitas informações para incluir em seu e-mail, use marcadores para facilitar a digitalização e a leitura.

6. Use uma assinatura profissional.

Inclua uma assinatura no final do seu e-mail que inclua seu nome, cargo e informações de contato. Esta é uma forma útil para o destinatário saber quem você é e como entrar em contato com você.

7. Evite usar letras maiúsculas ou minúsculas.

Escrever em letras maiúsculas parece gritante e agressivo. Da mesma forma, usar letras minúsculas não parece profissional. Limite-se a usar maiúsculas e minúsculas normais para obter um tom mais profissional.

8. Evite usar pontos de exclamação.

Os pontos de exclamação devem ser usados ​​com moderação, pois podem parecer pouco profissionais ou até raivosos.

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9. Evite usar emoticons.

Os emoticons são mais bem reservados para e-mails e textos pessoais. Em um e-mail profissional, eles podem parecer pouco profissionais ou infantis.

10. Use um tom profissional.

Em geral, é melhor optar pelo formal e profissional no que diz respeito ao tom do seu e-mail. Evite usar gírias, contrações ou abreviações. E não use palavrões.

11. Use títulos formais.

Ao se dirigir a alguém por e-mail, use sempre o título formal (Sr., Sra., Dr., etc.). Use o primeiro nome deles apenas se você os tratar pelo primeiro nome.

12. Use uma abertura cortês.

Comece seu e-mail com uma abertura cortês, como “Bom dia” ou “Prezado [Nome]”.

13. Use um encerramento cortês.

Termine seu e-mail com um encerramento cortês, como “Atenciosamente”, “Atenciosamente” ou “Obrigado”.

14. Revise seu e-mail.

Antes de clicar em “enviar”, revise seu e-mail em busca de erros ortográficos ou gramaticais.

15. Verifique seu tom.

Além de revisar seu e-mail em busca de erros, verifique também seu tom para ter certeza de que é profissional e cortês.

16. Não compartilhe informações pessoais em um e-mail formal.

Os e-mails geralmente são usados ​​para comunicação formal. Você pode parecer pouco profissional se usá-los para discutir assuntos pessoais com seus colegas e membros da equipe. Considere usar outros meios de comunicação para esse fim.

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17. Limite o uso de CC e BCC.

Use CC (cópia carbono) e BCC (cópia oculta) somente quando for absolutamente necessário. Na dúvida, é melhor não usá-los.

18. Tenha cuidado com e-mails encaminhados.

Ao encaminhar um e-mail, remova todas as informações desnecessárias, como cadeias de e-mail antigas ou instruções de encaminhamento.

19. Seja cauteloso com os apegos.

Envie anexos apenas quando for absolutamente necessário e certifique-se de fazer uma verificação de vírus antes de enviá-los.

20. Evite usar sinalizadores de alta prioridade.

O uso do sinalizador de alta prioridade deve ser reservado para mensagens verdadeiramente urgentes. O uso excessivo pode desvalorizar sua importância.

21. Evite usar o sinalizador de baixa prioridade.

O sinalizador de baixa prioridade só deve ser usado para mensagens que não sejam sensíveis ao tempo.

22. Evite usar sinalizadores urgentes.

Sinalizadores urgentes só devem ser usados ​​para mensagens verdadeiramente urgentes. O uso excessivo pode desvalorizar sua importância.

23. Não abuse dos sinalizadores de importância.

Em geral, é melhor evitar o uso de qualquer tipo de sinalizador de importância, pois eles podem parecer manipuladores.

24. Use filtros de e-mail criteriosamente.

Os filtros de e-mail podem ser úteis na organização da sua caixa de entrada, mas tome cuidado para não usá-los excessivamente.

25. Não confie no e-mail para respostas imediatas.

Se a sua mensagem precisa de uma resposta imediata, é melhor enviá-la por meio de plataformas de comunicação síncrona como o Slack.

26. Não envie arquivos grandes.

O e-mail não foi projetado para transferências de arquivos grandes. Use um serviço de compartilhamento de arquivos como o Dropbox.

27. Não clique em “responder a todos”, a menos que seja absolutamente necessário.

“Responder a todos” envia sua resposta para todos no tópico de e-mail, mesmo que eles não precisem vê-la.

28. Não use “responder” para iniciar uma nova conversa por e-mail.

“Responder” só deve ser usado para responder a um e-mail específico.

29. Use um encerramento cortês.

Encerre suas mensagens de e-mail com um encerramento profissional, como “Atenciosamente” ou “Atenciosamente”.

30. É melhor não enviar e-mails tarde da noite.

Aguarde até o próximo dia útil para enviar mensagens de e-mail. Também esteja atento aos diferentes fusos horários.

31. É aconselhável não enviar e-mails nos finais de semana.

Aguarde até o próximo dia útil para enviar mensagens de e-mail.

32. Não envie mensagens de e-mail quando estiver com raiva ou muito feliz.

Espere até se acalmar antes de clicar em “enviar”. Confie em nós. É fácil se arrepender de uma mensagem emocional.

33. Não faça fofoca.

Fofocar por e-mail não é moralmente aceitável e pode causar problemas.

34. Não use e-mail comercial para assuntos pessoais.

Mantenha seu e-mail pessoal e de trabalho separados.

35. Não se esqueça de fazer o acompanhamento.

Se você não receber uma resposta a um e-mail importante, faça um telefonema ou uma reunião presencial.

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