Harmonia Virtual: Um guia do trabalhador remoto para uma comunicação interna eficaz [Parte 4]

Se você lê nosso blog, talvez esteja familiarizado com nossa série contínua chamada “Harmonia Virtual”, onde compartilhamos dicas sobre comocomunique-se bem em configurações de trabalho remoto.

O guia concentra-se principalmente em popularesferramentas de comunicaçãocomoe-mail,Folga, eZoom. Está dividido emseis partes, cada um cobrindo diferentes aspectos da comunicação dentro de uma equipe:

• Ferramentas
• Relações interpessoais
• Gestão de equipe
• Saúde mental
• Reuniões on-line
• E-mail

Se você ainda não os leu, você pode encontrar opartes anteriores do guianestes artigos:

• Virtual Harmony: um guia do trabalhador remoto para uma comunicação interna eficaz [Parte 1]
• Virtual Harmony: um guia do trabalhador remoto para uma comunicação interna eficaz [Parte 2]
• Virtual Harmony: um guia do trabalhador remoto para uma comunicação interna eficaz [Parte 3]

Semelhante às partes anteriores, esta postagem oferece conselhos sobre “ferramentas de comunicação e habilidades de comunicação pessoal”. Continue lendo para melhorar sua comunicação e autoconsciência.

Certificando-se de que você foi compreendido

Algumas pessoas muitas vezes sentem que não são compreendidas e tendem a culpar os outros por mal-entendidos em diferentes partes de suas vidas.

Quandocada pessoa assume a responsabilidade de ser compreendida, as chances de falha de comunicação em qualquer relacionamento, inclusive no trabalho, diminuem significativamente.

Então, quando você está comunicando algo,certifique-se de que a outra pessoa entendeu com precisão. Se eles parecerem confusos, incentive-os afazer perguntaseoferecer exemplosou maisdetalhespara esclarecer.

Mas é importante fazer isso com respeito,sem ser arroganteou fazer a outra pessoa se sentir mal por não entender seu ponto de vista na primeira vez que foi mencionado.

Não enviar mensagens confusas

Um importanteobstáculo para uma comunicação eficazéenviando mensagens confusas, o que só leva à confusão. Portanto, é essencial garantir que o que você diz esteja alinhado com o que o destinatário vê e ouve.

Isso significaestar atento às suas dicas verbais e não-verbaise garantir que o conteúdo da sua mensagem corresponda ao seu tom, contato visual, gestos corporais e assim por diante.

Melhorando sua memória

Melhorando sua memóriapode melhorar muito suas habilidades de comunicação. Lembrar detalhes das conversas ajuda vocêencontrar informaçõesfacilmente no futuro, compartilhe quando necessário ou acompanhe, destacando-se e agilizando a comunicação.

Em vez de depender apenas de anotações, trabalhe para melhorar sua memória. Uma boa memória não só ajuda na comunicação, mas também permite que você crie momentos emocionantes aorelembrando ocasiões importantes mencionadas por outros.

Falando devagar

Falar devagar pode melhorar a comunicação. Embora algumas pessoas falem naturalmente rápido,fala rápidapode indicarnervosismoouincerteza.

Quando você perceber que está falando muito rápido, faça uma pausa,respire fundoe continue. Falando muito rápidoaumentaa chance de fazererrose os ouvintes podemluta para seguir.

Preparandopara reuniões pode ajudaraumentar a confiançaenervos calmos, tornando mais fácil falar em um ritmo confortável.

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Focando no problema, não na pessoa

Para garantir que a comunicação seja construtiva e livre de tensões, é importanteseparar o problema das pessoas envolvidas. As pessoas defendem naturalmente a sua identidade e podem reagir defensivamente se se sentirem atacadas.

Se alguém cometer um erro sem querer, evite humilhá-lo. Em vez disso, concentre-se no problema. Um método eficaz éminimizar o uso de pronomeseuse frases passivas.

Imagine, por exemplo, que seu chefe detecta um sério erro factual em um dos rascunhos de seu artigo. Eles podem chamar sua atenção dizendo algo assim:

• “Você errou em um fato importante sobre o Sr. X que poderia ter colocado a empresa em sérios problemas se o artigo tivesse sido publicado sem que eu percebesse e corrigisse.”

Ou eles podem dizer algo como:

• "Houve um erro factual na história, que acabei de corrigir. Seria ótimo se você verificasse os fatos antes de enviá-los para revisão. Muito obrigado."

Ambas as mensagens têm o mesmo propósito. No entanto, a primeira mensagem parece insultuosa e agressiva, enquanto asegunda mensagemémuito respeitoso.

A primeira mensagem é mais um ataque à personalidade do destinatário, enquanto a segunda foca apenas no problema real, sem envergonhar a outra pessoa. Ele também contém detalhes suficientes e deixa de fora os desnecessários.

Tenha em mente queassertividade não é igualparamostrando desrespeitoem relação aos outros.

Tornar-se genuinamente interessado nos outros

Quando você desenvolveinteresse genuíno pelos outros,comunicaçãovaiflui naturalmentena melhor das hipóteses, porque você os respeitará, os ouvirá com atenção e não ficará na defensiva ao interagir com eles.

Para desenvolver um interesse genuíno pelos outros, você precisa tentarencontre tantas coisas positivas sobre eles o máximo possívele lembre-se constantemente deles.

Escreva respostas claras

É importante que vocêescreva respostas claras. Por exemplo, se você receber uma mensagem na qual foram feitas duas solicitações, é melhor deixar claro em sua resposta que você tomou nota de ambas do que escrever algo como “Ok” ou “Anotado”.

Comunicando com confiança

Se você não estiver confiante ao se comunicar, as pessoas perceberão que você não tem certeza. Isso faz você parecerpouco profissionalepode confundi-los.

Por exemplo, se você estiver mencionando uma data, não pense que é 27 de agosto. Aproveite o tempo necessário para pesquisar e encontrar a data exata.

Certamente, há momentos em que há dúvidas e incertezas, e você pode não ter todas as informações de que precisa. No entanto, vocêainda pode se comunicar com confiançaa questão da falta de informação ou de dados.

Usando a melhor plataforma para compartilhar arquivos

Se o seu colega pedir no Slack para enviar perguntas para uma entrevista e você sabe que ele as transmitirá por e-mail, é melhor enviar as perguntas diretamente por e-mail, em vez de enviá-las pelo Slack.

Isso torna mais fácil para eles encaminharem as perguntas. Se necessário, você pode informá-los no Slack que enviou as perguntas por e-mail.

Usando o senso de humor de forma eficiente

Muitas pessoas podem ter a impressão de que se divertir no trabalho pode impedi-las de levar a sério as tarefas que têm em mãos.

No entanto, umequilíbrio saudável entre trabalho e diversãovaiaumentar a produtividadede toda a equipe e construir um relacionamento muito mais próximo entre os membros da equipe.

Isto é especialmente importante no mundo remoto de hoje, onde não é possível que as pessoas tenham algumas das experiências pessoais que costumavam desfrutar.

Embora possa ser difícil replicar o mesmo tipo de diversão num ambiente virtual, não é impossívelconseguir um efeito semelhanteatravés douso criativo do humor.

Por exemplo,memessão uma das formas mais eficazes de compartilhar piadas em plataformas de comunicação digital no local de trabalho, pois podem sercriado com facilidade e rapidez, pode serconvenientemente personalizado, e podetransmitir a mensagem com clarezae em questão de segundos.

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No entanto, há alguns pontos que você deve ter em mente ao tentar incorporar o humor ao seu fluxo de trabalho.

• Liderança:A iniciativa de usar o humor deve ser tomada pelas mais altas autoridades representadas na plataforma. Quando começam a contar piadas, significa que estão dando luz verde aos demais membros do grupo para fazerem o mesmo.
• Observação:A observação é uma parte importante do processo de trazer diversão ao processo de trabalho. Observações cuidadosas dos eventos atuais, das últimas tendências e desenvolvimentos do setor e das histórias profissionais e pessoais de cada membro da equipe não apenas tornam as piadas mais engraçadas e relevantes, mas também transmitem uma sensação de carinho por cada membro da equipe.
• Contente:Escolher o conteúdo certo é o princípio mais importante para criar uma piada decente. Por exemplo, as piadas não devem ser usadas para envergonhar alguém por um erro cometido no trabalho. Qualquer assunto que exija uma discussão séria e privada não é um bom tema para piada.
• Respeito:O respeito é uma parte essencial de uma boa piada. Os limites devem ser traçados com muito cuidado quando se trata de fazer piadas, para que ninguém se ofenda e um senso de respeito prevaleça no local de trabalho.
• Sensibilidade ao género e à idade:É importante estar ciente de que pessoas de diferentes sexos e idades podem interpretar o humor de forma diferente e ser sensíveis a diferentes temas. Portanto, todos os membros da equipe devem levar em conta essas diferenças ao fazer piadas.
• Consciência cultural:Pessoas de diferentes partes do mundo podem achar ofensivas as piadas sobre determinados assuntos, especialmente se tiverem algo a ver com a religião que praticam. Todos são encorajados a melhorar a sua compreensão de outras culturas para não ofender ninguém involuntariamente.
• Permissão:Algumas piadas precisam da permissão da pessoa de quem se trata, dependendo da piada e de quão próximo você é. Sempre pense se você precisa da permissão deles antes de compartilhar, e às vezes é melhor mencionar na postagem que você recebeu permissão.
• Canal certo:Em plataformas como o Slack, você pode criar canais separados e convidar pessoas específicas para eles. Isso evita distrações durante o trabalho. Por exemplo, você pode ter um canal chamado #random ou #team apenas para diversão. Dessa forma, as pessoas sabem que não é urgente e podem verificar quando estiverem livres. Também permite que qualquer pessoa que não queira essas mensagens saia do canal facilmente.
• Tempo:O tempo é importante. Se alguém é novo na equipe, é melhor esperar até que todos estejam mais confortáveis ​​antes de fazer piadas sobre ele.
• Inclusão:Como muitas equipes são formadas por pessoas de diferentes nacionalidades e origens, é extremamente importante usar a combinação certa de piadas internas, piadas específicas de culturas e piadas internacionais que possam ser compreendidas por um público mais amplo.

Desenvolver a capacidade de rir de piadas dirigidas a você

Termos como “ofensiva" ou "insultante”pode variar com base nas perspectivas individuais,moldado por origens culturaiseexperiências de vida.

Alguns podem se ofender com as piadas dirigidas a eles simplesmente porque não aprenderam a se levar menos a sério ou a compreender o humor entre culturas.

Com equipes distribuídas agora incluindo membros de diversas nacionalidades, écrucialpara que todosdesenvolver a capacidade de rir de piadas inofensivas, mesmo que estejam fora de suas preferências habituais de humor. Fazer isso não apenas acrescenta prazer ao trabalho, mas também cria um local de trabalho mais agradável para todos.

Evitando plataformas de comunicação baseadas em números de telefone

Geralmente é melhorevitarusandocomunicação por telefoneem ambientes profissionais, a menos que alguém tenha declarado explicitamente a sua preferência por isso ou se a natureza do trabalho assim o exigir.

Por exemplo, os jornalistas que cobrem as últimas notícias podem precisar de comunicar constantemente através de SMS e chamadas, o que é compreensível. No entanto, em contextos onde a comunicação imediata não é necessária, é melhor utilizar plataformas alternativas.

Esta prática demonstra respeito pelo tempo e pela privacidade da outra pessoa, facilita futuras referências a conversas, reduz falhas de comunicação e ajuda a manter um ambiente de trabalho calmo aoevitando um senso de urgência desnecessárioque pode causar distração e ansiedade.

Criando um quadro de horários

Uma das melhores práticas para trabalho remoto é criar umquadro de horários para acompanhar suas horasem tarefas todas as semanas. Isso ajuda a evitar horas extras não intencionais e permite uma desconexão mais fácil do trabalho no final de cada dia, promovendo um equilíbrio mais saudável entre vida pessoal e profissional.

Tambémmelhora a comunicação com os colegase supervisores, pois você pode gerenciar sua carga de trabalho de forma eficaz e ajustar os prazos de acordo. Além disso, ter um quadro de horários permite que os supervisoresidentificar quaisquer problemas de gerenciamento de tempo, facilitando o aprimoramento de habilidades ou introduzindo mudanças necessárias.

Comunicar sua saída da empresa de forma eficaz

Em ambientes de trabalho remotos fluidos, é comum que as pessoas consideremmudando de emprego. Se você está prestes a sair da empresa, é recomendávelcompartilhar as notíciasda sua próxima partida com os seus colegas e explique as suas razões, se possível.

Isso serve a vários propósitos importantes:

• Isso écortêseprofissionalpara expressar gratidão aos membros de sua equipe antes de partir.
• Isso ajudaevitar confusão, especialmente entre aqueles com quem você trabalha em estreita colaboração.
• Mantém aberta a possibilidade de umretorno potencialpara a empresa ou colaboração futura com ex-colegas.
• Istoevita percepções negativasda empresa, pois saídas inexplicáveis ​​podem levar outras pessoas a questionar o seu empregador.

Evitar esta comunicação pode levar a confusões e mal-entendidos. Se um membro da equipe não comunicar sua saída, é essencial que os líderes da equipe o façam.transparentementee fornecerrazões para clareza.

É compreensível que às vezes os indivíduos optem por deixar uma empresa com questões não resolvidas e permaneçam intencionalmente em silêncio sobre isso. No entanto, tanto os empregadores como os empregados são encorajados a resolver os conflitos antes que estes se agravem.

Se uma pessoa sai da empresa porque foidemitido ou demitido, a situação deve sertratado com maior cuidadopara que outros não se sintam inseguros em relação ao seu trabalho.

Não comunicar excessivamente prazos autoimpostos

No local de trabalho, geralmente hádois tipos de prazos:fixo e flexível.

É importante comunicar-se claramente e cumprir prazos rígidos. No entanto, para tarefas sem prazos definidos, é melhor definir seus próprios prazos, sem compartilhá-los detalhadamente com outras pessoas envolvidas.

Isto é porqueespecificando um prazopode adicionarpressão desnecessáriae pode fazer você parecer incompetente se não conseguir cumpri-lo, impactando negativamente sua vida pessoal e profissional.

Por exemplo, se for solicitado a completar algo “no seu primeiro inconveniente" ou "até a próxima semana”, evite se comprometer com um horário específico como “antes do meio-dia de terça-feira.”

Em vez disso, diga algo como “Vou tentar o meu melhor para terminar esta tarefa até o final da próxima semana.“

Essa abordagem permite que vocêflexibilidadefocar na tarefasem estresse desnecessário.

Sair das plataformas de comunicação relacionadas ao trabalho em dias não úteis

Para evitar a necessidade de verificar mensagens ou entrar em contato com colegas nos dias de folga, é melhor não apenas desligar as notificações de trabalho, mas tambémsair de todas as plataformas de trabalhoem seus dispositivos, como laptops ou telefones. Isso mostra respeito próprio e estabelece limites saudáveis ​​com seus colegas de equipe.

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Dominando a habilidade de bloqueio de tempo

Você pode ajudar sua saúde mentalagendando horários específicos para tarefas diferentes, como escrever ou entrevistar.

Durante esses períodos, saia das plataformas onde você recebe mensagens e notificaçõesevite distrações. Por exemplo, verifique as mensagens a cada poucas horas, em vez de ficar constantemente online.

Usar bloqueadores de aplicativos ou deixar o telefone em outra sala também pode ajudá-lo a manter o foco.

Bloqueio de tempoé especialmente útil se você nem sempre estiver online para trabalhar. Se surgir algo urgente, seu empregador poderá ligar diretamente para você.

Não verificar plataformas relacionadas ao trabalho em dias não úteis

A menos que seja necessáriopelo trabalho ou contrato, os membros da equipe devemevite verificar e-mails de trabalho nos finais de semana. Essa prática demonstra respeito próprio, prioriza a saúde física e mental e ajuda a estabelecer limites com os colegas.

O raciocínio é simples: se você vir um colega on-line durante o fim de semana ou durante as férias anunciadas, isso pode parecer pouco profissional, especialmente se for um líder que defende o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Outros podem perceber você de forma semelhante se você fizer o mesmo.

Também pode causar confusão porque você não saberá se eles estão de “férias” ou “no trabalho” quando responderem a algumas de suas mensagens e não saberá se deve ou não enviar mensagens a eles. E pode ser estranho pedir-lhes esclarecimentos.

Não estar em todos os lugares nas plataformas de comunicação

Isso étentador responder a todas as mensagens em bate-papos em grupocomo o Slack para mostrar engajamento e cuidado, seja uma comemoração de aniversário, aprovação de visto ou notícias relacionadas ao trabalho. No entanto, é melhor reagir ou responder apenas a mensagens que atendam a determinados critérios:

• Eles estão diretamente relacionados a você.
• Eles afetam você diretamente.
• Eles são de pessoas que você conhece bem.
• Eles exigem uma resposta.
• Eles tratam de uma causa que vale a pena apoiar.

Responder a todas as mensagens podedistrair você, drena seu tempo e energia e dá a impressão de que você não está focado no trabalho. Pode até parecer insincero. O equilíbrio é fundamental.

Uma dica divertida é escolher umemoji únicoque você gosta e use-o em situações apropriadas para que outras pessoas possam ver que você viu e reconheceu a mensagem deles sem enviar uma resposta por escrito.

Pouca promessa, mas entrega excessiva

Na comunicação acelerada de hoje, é comum sentir a necessidade de impressionar fazendopromessas difíceis de cumprir, como terminar uma tarefa muito rapidamente. Essa pressão pode resultar de não ser visto fisicamente trabalhando, levando ao desejo de parecer ocupado.

No entanto, fazer muitas promessas só leva à decepção e ao estresse. É melhorprometa menosesuperar as expectativasquando você puder.

Saber quando tomar a iniciativa e quando não

Ser solidárioe proativo em ajudar os outros é umacaracterística fundamental de um bom jogador de equipe, especialmente em um espaço de trabalho virtual onde os níveis de estresse podem ser altos.

É crucial não se sentir obrigado a ajudar se isso o deixar sobrecarregado ou emocional e fisicamente esgotado.

Se um colega pedir sua ajuda em um canal público de uma plataforma de comunicação, evite permitir que a pressão influencie sua decisão. Avalie suas próprias capacidades esó ofereça ajuda se você puder gerenciá-la.

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Ser adaptável

No atual ambiente de trabalho em rápida mudança,sendo adaptávelé muitoimportante. Se houver mudanças razoáveis ​​nas políticas da empresa, nas plataformas de comunicação ou no escopo do seu trabalho, é melhor adotá-las e aprender novas habilidades em vez de reclamar.

Não dar conselhos não solicitados

Você pode encontrar pessoas que continuamente oferecem conselhos ou compartilham suas idéias sem que você peça a opinião delas ao discutir assuntos pessoais ou relacionados ao trabalho com elas.

Isso érespeitoso para evitar fornecer conselhos não solicitadosouassistência indesejada. No entanto, se você realmente acredita que pode oferecer uma perspectiva diferente, pergunte à pessoa se ela está aberta para ouvir sua opinião antes de compartilhar seus pensamentos.

Não responder a uma mensagem quando estiver experimentando emoções extremas

Com o surgimento de ferramentas de comunicação instantânea, como chat ao vivo, há umatentação de responder imediatamente, especialmente ao sentir emoções fortes como raiva ou alegria.

Por exemplo, se seu chefe critica você por alguma coisa, você pode se sentir obrigado a se defender imediatamente.

No entanto,emoções podem atrapalhar o julgamento, então é melhor esperar até que você esteja calmo antes de responder. Da mesma forma, se você está em êxtase com notícias inesperadas, como um bônus, é aconselhável esperar antes de reagir em um estado emocional extremo.

Quando as emoções estão altas, muitas vezes é melhorevite ligar para colegaseopte por uma mensagem escritaem vez de. Escrever permite que você desacelere, controle as emoções e revise sua resposta, se necessário.

Dormindo nisso

Com a rápida disponibilidade do “enviar”botãonas plataformas de comunicação, édifícil resistir a responder imediatamente, especialmente para decisões importantes.

No entanto, pesquisas sugeremesperar pelo menos 24 horas antes de comunicar decisões significativasque pode afetar sua carreira ou organização.

Por exemplo, se for oferecido um cargo de tempo integral como meio período, é melhor agradecê-los e solicitar um tempo para considerar antes de responder.

Interagindo com colegas de trabalho em seu idioma nativo

A composição diversificada das equipes remotas hoje em dia apresenta uma oportunidade maravilhosa deaprender novos idiomas. Não é apenas uma habilidade valiosa, mas também melhora a comunicação interna.

Cumprimentar ou agradecer a um membro da equipe em seu idioma demonstra respeito, acrescenta prazer à comunicação ecria conexões mais fortes.

Leia mais:Virtual Harmony: um guia do trabalhador remoto para uma comunicação interna eficaz [Parte 2]

No entanto, seja cautelosonão exagerar, especialmente se o inglês for o idioma principal no seu local de trabalho, para evitar a exclusão de outros.

Fazendo as perguntas certas

Fazendo perguntasécrucialna comunicação porque esclarece dúvidas e reduz mal-entendidos. No entanto, é tãovital, se não mais,fazer as perguntas certas.

Com ferramentas de chat em tempo real disponíveis, a tentação de perguntar imediatamente quando algo não está claro é forte.

No entanto, é melhor reservar um tempo para ler as mensagens com atenção, considerar diferentes aspectos efaça pesquisasse necessário, antes de solicitar esclarecimentos ao remetente.

Aprendendo a dizer “não”

A vida tornou-se opressora para quase todos, especialmente no local de trabalho, onde as exigências podem ser constantes. É importante aprender a dizer “Não” quando você não consegue atender a uma solicitação e explicar o porquê com segurança.

Saber como e quando dizer “Não”é umhabilidade valiosaque promove o bem-estar geral e o crescimento profissional.

Estar bem em ouvir “Não”

Às vezes, você pode pedir algo razoável, mas a outra pessoa diz “Não” por seus próprios motivos.

É importanteentenda que todos têm o direito de dizer “Não”.Nessa situação, o melhor é agradecer à pessoa por considerar sua solicitação e não levar para o lado pessoal.

Evitando a auto-sabotagem

Faça um favor a si mesmo eevite a auto-sabotagem quando você cometer um erro, como dizer algo inapropriado durante uma conversa ou esquecer de acompanhar um e-mail importante. Isso ajuda você a manter seu bem-estar mental.

Não levar as coisas para o lado pessoal

Em locais de trabalho remotos onde fcomunicação cara a caraentre os membros da equipe é muitolimitadoou inexistente, éfácil de levar as coisas para o lado pessoale ficar chateado. No entanto, esta é uma armadilha de comunicação comum a ser evitada.

Seja sendo alvo de uma piada ou um colega perdendo sua mensagem ou atrasado para uma ligação, tente não levar para o lado pessoal. Todo mundo tem dias de folga, por isso é importante ser compreensivo e não ser muito duro com os outros se quiser manter a paz de espírito.

Fique ligado na próxima parte do guia!

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