Virtual Harmony : Guide du travailleur à distance pour une communication interne efficace [Partie 3]

Si vous êtes un lecteur régulier de notre blog, vous savez probablement que nous vous proposons un aperçu deune communication interne efficacedans des environnements de travail à distance grâce à notresérieintitulé «Harmonie virtuelle.”

Le principalse concentrerdu guide porte sur des outils de communication largement utilisés tels quee-mail,Mou, etZoom. Il est divisé en sixcatégories, dont chacun aborde différentes facettes decommunication interne.

• Outils
• Relations interpersonnelles
• Gestion d'équipe
• Santé mentale
• Réunions en ligne
• E-mail

Si vous n’en avez pas encore eu l’occasion, vous pouvez rattraper votre retardsegments précédentsdu guide en consultant les articles suivants :

• Virtual Harmony : Guide du travailleur à distance pour une communication interne efficace [Partie 1]
• Virtual Harmony : Guide du travailleur à distance pour une communication interne efficace [Partie 2]

Dans la continuité de la partie précédente, cet article contient des conseils sur «outils de communication et compétences de communication personnelle.» Poursuivez votre lecture pour améliorer encore votre efficacité de communication et votre conscience de soi.

Outils de communication et compétences de communication personnelle

Communiquer vos besoins matériels.

Lorsque vous travaillez à distance, vous pourriez vous sentir moins confiant et moins en sécurité parce que vous ne pouvez pas montrer vos compétences en personne.

Cela pourrait vous fairehésite à demander des choses comme une augmentation,un nouvel ordinateur portable, ouun abonnement à un produit ou un service, même si vous avez vraiment besoin de ces choses pour bien faire votre travail et que ces demandes sontacceptablesur la base de votre contrat ou d’autres accords négociés avec votre employeur.

Mais il est important dedemande ce dont tu as besoin,avec respectbien sûr.

Lorsque vous demandez quelque chose, assurez-vous deexplique pourquoi tu le mérites. Si vous souhaitez une augmentation, montrez à quel point votre travail a été au-delà de vos attentes. Si vous avez besoin d’un nouvel ordinateur portable, expliquez comment il vous aidera à travailler plus vite et mieux. Si vous avez besoin d’un abonnement à un produit ou un service, expliquez correctement pourquoi c’est nécessaire.

Ne demandez pas à partir d’un lieu de faiblesse ou de désespoir. Plutôt,être confiant et fort.

Et si vous êtes chef d’équipe, pensez à répondre à ces besoins avant que quelqu’un ne vous le demande.

Lâcher prise sur son ego

Ayanttrop d'egopeutrendre difficile la communication efficaceparce que c'estvous empêche d'exprimer vos vrais sentiments et besoins. Mais avoir un gros ego finit par se faire du mal.

Par exemple, quelqu’un pourrait ne pas demander de l’aide à ses collègues même s’il sait que cela pourrait lui faciliter la tâche. Leur ego fait obstacle.

UNéquilibreentreindépendanceetdemander de l'aidec'est bon pour tout le monde. Cela vous aide à devenir une meilleure personne, réduit le stress en vous permettant de demander de l'aide lorsque vous en avez besoin, vous fait sortir de votre coquille, fait en sorte que vos collègues se sentent importants etprofite à l’équipe à long termeà mesure que les choses deviennent plus efficaces.

Trouvez des appartements parfaits à louer au Portugal

Admettre ses erreurs

Dans les lieux de travail virtuels où nous utilisons des plateformes de communication modernes, il estfacile à cacher après avoir fait une erreur. Avec autant de messages qui circulent, vous pourriez penser que vous pouvez simplement laisser tomber et ne pas admettre votre erreur.

Maiséviter l'honnêtetéet l'intégritépeut nuire à votre carrièreet faites en sorte que les autres vous fassent moins confiance avec le temps. Êtreprofessionnelmoyensreconnaître ses erreursouvertement, là où ils se sont produits.

Éviter de trop s’excuser

C'estil est courant de trop s'excuser, surtout lorsque vous manquez de confiance, que vous ne vous sentez pas en sécurité et que vous vous inquiétez de la façon dont les autres vous perçoivent. Mais c'est importantne pas dire désolé pour chaque petite chosece n'est pas de ta faute.

Par exemple, si vousCC accidentellement quelqu'undans un e-mail et que cela n’a causé aucun préjudice, il n’est pas nécessaire de s’excuser. Envoyez simplement un message indiquant qu’ils ont été mis en copie par erreur.

Ou imaginez que vous envoyez un message à un collègue sur Slack et qu'il répond en disant qu'il est en vacances, sans vous le dire auparavant. Vous pourriez répondre :

• "Désolé, je ne savais pas que tu étais en vacances. Je ferai un suivi à ton retour."
• "Merci de me l'avoir fait savoir. Je ferai un suivi à votre retour."

Lela deuxième réponse est meilleureparce que c'estprofessionnel et respectueuxsans excuses inutiles.

Éviter de trop remercier

Ayantbonnes manièresetêtre reconnaissantestimportant, maisremercier trop quelqu'unpeut envoyer lemauvais message.

Cela pourrait faire croire aux autres que vous êtesprécaire,manque de confiance,pas sincère, ouexagérer. Cela pourrait même vous suggérerje ne pense pas que tu méritesla faveur.

Il est donc crucial detrouver un équilibreentre se sentir bien dans sa peau et montrer son appréciation.

Cela peut être difficile pourdes gens de culturesoùtrop remercier est courant. Mais ceux qui parviennent à adapter leur comportement en bénéficient le plus.

Ne pas imposer vos évaluations aux autres

Parfois, des messages comme «Je peux t'appeler très vite ?" ou "Écrivez un article rapide aujourd'hui" pourraitparaître inoffensif. Mais utiliser le mot « rapide » peut êtreastucesparce que cela signifie différentes choses pour différentes personnes.

Par exemple, 15 minutes peuvent être rapides pour une personne mais trop longues pour une autre. Et ce qui est considéré comme un temps court pour une tâche peut en réalité prendre plus de temps pour quelqu'un d'autre, en fonction de ses compétences, de son expérience et de sa charge de travail.

Il est préférable deéviter de supposercombien de temps quelque chose prendra à quelqu'un d'autre.

Cependant, il existeles moments où il est utile de communiquer le temps prévupour une tâche, notamment en fonction de son importance.

Par exemple, au lieu d’utiliser le mot «rapide", un chef d'équipe peut fournir des instructions spécifiques, telles que : " S'il vous plaît, dépensezpas plus de 45 minutessur cette mission.

Cela donne des directives plus clairessans imposer d'évaluations subjectivessur les autres.

Trouvez des appartements parfaits à louer en Espagne

Complimenter un collègue à son patron

Tout le monde apprécie uncompliment, mais c'estl’impact peut être encore plus grandsi c'estfait devant leur patronou partagé séparément avec eux. En plus de féliciter directement la personne, c'est une bonne pratique de s'assurer que son patron connaît son excellent travail.

Vous pouvez le faire enMettre leur patron en copie dans les e-mailscontenant le compliment, en les félicitant lors d'appels vidéo où leur patron est présent, en envoyant un message privé à leur patron ou en les complimentant sur une chaîne privée partagée sur des plateformes comme Slack.

Croyez-nous, ils se sentiront flattés et se souviendront longtemps de ce gentil geste.

Être flexible

Dans le monde d’aujourd’hui, êtreflexibleestla clé du succès, surtout dans le travail d'équipe. Ceci s'applique également àcomment nous communiquonsau sein de nos équipes.

C'est une bonne idée que chacun soit ouvert à la flexibilité en matière deplanifier des réunions en ligneoufixer des heures pour les appels réguliers.

Par exemple, si un collègue demande d’ajuster l’heure de la réunion de 15 minutes, il vaut mieux répondre à sa demande plutôt que de s’en tenir strictement à l’horaire habituel.

La raison de leur demande peut être personnelle ou liée au travail, mais il est important de faire preuve de flexibilité dans tous les cas.

Il est cependant essentiel que les individusutiliser cette flexibilité de manière responsableet ne pas profiter de l’attitude accommodante de leurs chefs d’équipe.

Et rappelez-vous,si vous voulez que les autres soient flexiblesavec toi,vous devez également être prêt à faire preuve de flexibilitéavec eux.

Trouvez les appartements parfaits à louer à Prague

Être capable de prendre des décisions de manière indépendante

Communicationpeutdevenir compliquéquand certainsles membres de l’équipe ne peuvent pas prendre de décisions seuls. Ils finissent par impliquer des personnes qui ne sont pas liées au sujet abordé. Ce n'est pas seulementpeu professionneletdistrayant, mais cela rend également la conversation plus longue que nécessaire.

Être capable deréfléchir et décider sans trop compter sur les autresest un élément importantcompétencepour une communication efficace.

Cela ne veut pas dire que vous ne devriez pas demander de l’aide ou des conseils en cas de besoin. Tout le monde a parfois besoin d’aide. Mais il est important de veiller à ne pas impliquer des personnes qui ne sont pas pertinentes pour la conversation, par respect pour leur temps.

De même, si vous recevez un message d’un collègue qui n’a aucun rapport avec votre travail, vous pouvez lerefuser poliment de s'impliquer. Si possible, vous pouvez les diriger vers quelqu’un qui pourrait mieux les aider.

Accepter de ne pas être d'accord avec respect

Les gens ont des opinions différentes sur les choses, et le simple fait de savoir cela peut mettre fin aux disputes et aux tensions. Il est important deaccepter que les autres ne soient pas d'accord avec vous, et il est également important d’être en désaccord avec les autres avec respect.

Garder l'esprit ouvert

Un grandobstacleune bonne communication estêtre trop fixé sur ses propres opinions. Il est important d'êtreouvert à de nouvelles perspectives, même si vous n’êtes pas entièrement d’accord avec eux.

Êtrepartialouintolérantdes points de vue différents peuventt'a blesséet faire perdre aux autres le respect de vous, surtout si vous êtes un leader.

Se sentir responsable de signaler les problèmes

Vous avez peut-être vécu des situations comme une panne de courant dans une maison partagée. Souvent, les genshésite à les signalerparce qu'ilsje suppose que quelqu'un d'autre s'en chargera.

Cemêmemodèlecela se passe sur les lieux de travail, qu'ils soient physiques ou à distance. Des problèmes tels que des problèmes Internet ou des nouvelles importantes concernant l’entreprise peuvent ne pas être signalés parce que tout le monde pense que quelqu’un d’autre le fera.

Cette hypothèse peut entraîner des problèmes persistants oujamais abordé. Il est important que tous les membres de l’équipeassumer ses responsabilités et signaler de tels problèmesau lieu de supposer que quelqu'un d'autre le fera.

Cependant, si vous êtes certain que le problème a déjà été signalé, par exemple en voyant un message à ce sujet sur Slack, il y apas besoin de le signaler à nouveau. Faites simplement un suivi plus tard si le problème persiste.

Choisir les bons paramètres lors du partage de fichiers Google Docs

Lorsque vous partagez des documents avec des collègues, envisagez d'utiliser Google Docs au lieu de les envoyer sous forme de pièces jointes.Google Documentsvous permet demodifierdanstemps réel,chat, et je parscommentaireset estaccessiblede n'importe où.

Cela signifie que vous pouvez facilement apporter des corrections après avoir partagé le document, évitant ainsi les échanges sur les révisions. L'utilisation de Google Docs vous donneplus de contrôle sur le contenu,réduit les communications redondantes, et minimise les distractions et les malentendus.

De plus, ilévite les copies en doubleet garantit que les informations importantes ne sont pas perdues.

Cependant, certaines personnes oublient de revoir le partageparamètres des fichiers Google Docs, ce qui peut amener la personne avec laquelle ils ont partagé le document à ne pas disposer des autorisations de modification nécessaires.

Cet oubli peut entraînerretards, car l'autre personne doit alors demander l'accès en édition et attendre que le document soit à nouveau partagé. Pour éviter cela, toujoursrevérifierles paramètres avant de partager un fichier.

Trouvez des appartements parfaits à louer à Budapest

Raccourcir les URL ou utiliser des hyperliens à la place

Lorsque vous incluez un lien dans un message, il est préférable deévitez les URL longuescar ils peuvent rendre votre message confus et difficile à lire. Pensez plutôt à utiliserSites Web de raccourcissement d'URL.

Une autre option consiste à utiliserhyperliens, qui permettent aux lecteurs de cliquer sur des mots ou des expressions liés pour accéder aux informations souhaitées. Cependant, les hyperliens peuvent ne pas être idéaux pour les plateformes où ils ne sont pas très visibles et peuvent être facilement ignorés. Avant l'envoi, assurez-vous toujours que lele lien fonctionne correctement.

Réduire l’utilisation des jargons

Il est utile de connaître letermes spécialisésutilisé dans votre domaine, mais il est crucial deutilisez-les de manière appropriéeet pour les bonnes raisons – ne pas se vanter, par exemple – et dans le contexte approprié.

Surtout lorsque vous parlez à quelqu'un de nouveau dans le domaine ou à un public général, il est préférable deutiliser des mots plus simplesau lieu du jargon technique. Cela garantit que votre message est clair et ne détourne pas l’attention de l’essentiel.

Familiarisationtoi-même avecabréviations courantes pour envoyer des SMS

Connaître et utiliserabréviations courantes pour envoyer des SMS, comme "NEM" pour "fin de journée", peut rendre la communication plus rapide et donner une pause à vos doigts.

Apprendre encore plus:Virtual Harmony : Guide du travailleur à distance pour une communication interne efficace [Partie 2]

Utiliser un logiciel de synthèse vocale

La saisie de longs messages peut être lente et entraîner des douleurs au poignet au fil du temps. Pour éviter cela, envisagez d'utiliser un ordinateur portable au lieu d'un téléphone mobile pour les messages plus longs,apprendre les raccourcis clavier, et investissez dans des appareils ergonomiques comme des chaises, des tables, des souris et des claviers.

Une autre option consiste à utiliserlogiciel de synthèse vocalepour taper des messages plus longs, ce qui peut vous aider à maintenir votre santé physique et à accélérer la communication.

Ne pas faire trop de demandes à la fois

Chaque membre de l'équipe a le droit de demanderfaveurs raisonnablesou faire des demandes sur le lieu de travail. Cependant, il n’est pas considéré comme professionnel de faire ces demandes les unes après les autres sans interruption.

Pour maintenir le professionnalisme,priorisez vos demandesen fonction de leur urgence et de leur importance. Cela empêche les autres de penser que vous profitez de la situation.

Par exemple, disons que votre entreprise distribue des ordinateurs portables et que vous en avez besoin. Entre-temps, vous avez épuisé vos congés payés mais avez un besoin urgent de quelques jours de congé supplémentaires pour terminer une date limite pour votre thèse. Dans ce scénario, il est préférable derépondre en premier à la demande la plus urgenteet attendez avant de faire une autre demande pour l'ordinateur portable.

Parler avec les gens, pas avec eux

Pendantdiscussions de groupe, c'est crucialne pas dominer la conversationet assurez-vous que chacun a la chance de partager ses réflexions. La vraie communication implique d’écouter et de parler, pas seulement de parler aux autres, ce qui est voué à l’échec.

Nous espérons que ces conseils pourront vous aider à communiquer plus efficacement, en particulier sur un lieu de travail distant.

Restez à l'écoutepour leprochaine partiedu guide !

Trouvez les appartements parfaits à louer à Vienne

Encore une chose avant de partir !

Si vous êtes untravailleur à distanceou unnomade numériqueexplorer le monde et chercherlogement flexible à louer, vous êtes au bon endroit.

Flatteurest la plateforme où vous pouvez trouver un logement àplus de 300 destinationsdansL'Europe et au-delà.

Notre focus est surséjours mensuels, allant des chambres aux appartements en passant par les maisons, mais nousproposent également des locations à court termedepuis5 jours. Pour les séjours de moins de 180 jours,aucun dépôt n'est requissauf si la réglementation locale l’exige.

Notrelocationles accords comprennentservices publics et Wi-Fiet servir deune documentation précieusepourdemandes de visaet un justificatif de domicile.

Avec unsystème de paiement sécurisé, y compris leBitcoinpossibilité, etservice client 24 heures sur 24, dont unLigne d'appel d'urgence 24h/24 et 7j/7, votre tranquillité d'esprit est notre priorité.